Tietosuojaseloste

Tämä Tietosuojaseloste (jäljempänä ”Seloste”) kertoo, kuinka Suomen Eläinlääkäriliitto ry kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja jäsensuhteen hoitamisen, jäsenpalvelujen ja verkkosivun www.sell.fi yhteydessä.

1.     REKISTERINPITÄJÄ

Sovellettavan tietosuojalain mukainen rekisterinpitäjä on Suomen Eläinlääkäriliitto ry (jäljempänä "Eläinlääkäriliitto", ”me” ”meitä” tai ”meidän”). Eläinlääkäriliitto vastaa siitä, että henkilötietojasi käsitellään tätä Selostetta ja soveltuvia tietosuojalakeja noudattaen.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:

Suomen Eläinlääkäriliitto ry

Y-tunnus: 0202115-5

Osoite: Aleksis Kiven katu 52-54, 00510 Helsinki

toimisto@sell.fi

Tietosuojasta vastaava henkilö:

Päivi Lahti

Osoite: Aleksis Kiven katu 52-54, 00510 Helsinki

toimisto@sell.fi

2.     HENKILÖTIETOJEN KERÄÄMINEN

Henkilötietojasi voidaan kerätä eri tavoin. Pääsääntöisesti keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka

  • olet antanut meille, kun olet yhteydessä meihin tai asioit kanssamme, esimerkiksi kun liityt jäseneksi, päivität jäsentietosi, käytät jäsenpalveluita tai tilaat uutiskirjeemme;
  • syntyvät verkkosivulla vierailun yhteydessä niin kirjautuneen ja kirjautumattomana.

Sinun ei ole pakko antaa meille henkilötietojasi, mutta mikäli päätät näin, emme mahdollisesti pysty käsittelemään jäsenhakemustasi emmekä tarjoamaan palveluitamme sinulle.

Keräämme ja käsittelemme esimerkiksi seuraavia henkilötietoryhmiä:

  • perustiedot, kuten nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot (sähköposti, osoite ja puhelinnumero), sukupuoli sekä asiointikieli;
  • jäsensuhteeseen liittyvät tiedot, kuten liittymispäivä, jäsenlaji, jäsennumero, oppiarvo, työskentelysektori, jäsenmaksutiedot, laskutusosoite, markkinointiluvat ja -kiellot, mahdollinen kaksoisjärjestäytyminen toiseen akavalaiseen liittoon tai pohjoismaiseen eläinlääkäriliittoon, eläkkeellejäämisvuosi;
  • työnantajatiedot, kuten työnantajan nimi, työsuhteen alku- ja loppupäivä;
  • jäsenyhteydenotot ja niihin liittyvä kirjeenvaihto sekä rekisteröityjen oikeuksia koskevat kirjaukset;
  • luottamustehtävät Eläinlääkäriliitossa;
  • jäsenmaksun määrään liittyviä tietoja kuten johonkin alennusperusteeseen liittyvät selvitykset (esim. jäsenen toimittama selvitys tuloista, perhevapaasta tai työttömyysjaksosta);
  • liiton jäsenpalveluihin liittyviä tietoja, kuten tiedot liittyen oikeuteen käyttää liiton logoa eläinlääkärin omassa toiminnassa, liiton tapahtumiin ilmoittautuminen ja osallistuminen ja opiskelijoiden apurahojen osalta hakemuksessa ilmoitettavat tiedot, kuten matkan kohde, ajankohta ja hakemuksen perustelut;
  • jäsen- ja muihin vapaaehtoisiin kyselyihin saatuja vastauksia;
  • verkkosivumme käytön yhteydessä kerätyt tiedot, esim. käyttäjätunnukset, salasanat, tunnistamiseen liittyvät tiedot, lokitiedot, evästeiden tai samankaltaisten teknologioiden avulla verkkosivulta kerätyt tiedot (laitetunnus ja -tyyppi, käyttöjärjestelmä ja sovellusasetukset) ja
  • muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot antamasi suostumuksen perusteella.

3.     HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen toimintamme harjoittamista ja jäsensuhteen hoitamista varten.

Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

  1. Jäsensuhteen hoitaminen ja jäsenpalvelujen toteuttaminen

Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti jäsensuhteen hoitamista ja jäsenpalvelujen toteuttamista varten, mukaan lukien jäsenten edunvalvontaa varten.  Henkilötietojen käsittely perustuu sinun ja meidän väliseen jäsensuhteeseen (sopimus) tai pyyntöösi perustaa sellainen sopimus (jäsenhakemuksen jättäminen).

  1. Markkinointi

Voimme olla sinuun yhteydessä kertoaksemme sinulle jäseneduista ja tarjotaksemme sinulle jäsenyyteen liittyviä palveluita. Voimme käsitellä sinun henkilötietojasi myös markkinointitutkimuksia ja jäsenkyselyitä varten. Henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme tarjota tietoa osana palvelua ja markkinoidaksemme muita palveluitamme sinulle. Sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin (katso tämän Selosteen jakso 8).

  1. Palvelun kehittäminen, tietoturva ja sisäinen raportointi

Käsittelemme henkilötietoja myös huolehtiaksemme jäsenpalveluiden ja verkkosivun tietoturvasta, jäsenpalvelun ja verkkosivun laadun parantamiseksi sekä jäsenpalveluiden kehittämiseksi. Voimme myös koostaa henkilötietojen perusteella sisäisiä raportteja johdon käyttöön toimintamme asianmukaista johtamista varten. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme varmistaa jäsenpalveluiden ja verkkosivumme asianmukainen tietoturva sekä saada riittävät ja asianmukaiset tiedot jäsenpalveluiden kehittämiseen ja toimintamme johtamiseen.

  1. Lakien noudattaminen

Voimme käsitellä henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi esim. koskien kirjanpitoa tai toteuttaaksemme viranomaisten (esim. veroviranomainen) lakiin perustuvat tietopyynnöt. 

  1. Muut tarkoitukset, joihin olet suostunut

Käsittelemme henkilötietojasi myös muihin tarkoituksiin, mikäli olet antanut suostumuksesi tällaiseen käsittelyyn.

4.     HENKILÖTIETOJEN SIIRROT JA LUOVUTUKSET

Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille:

  • lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, kuten jäsenmaksutietojen toimittaminen verohallintoon verotusta varten, toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön toteuttaminen taikka tietojen luovuttaminen oikeudenkäyntimenettelyä varten;
  • kun yhteistyökumppanimme käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti. Huolehdimme aina henkilötietojesi asianmukaisesta käsittelystä;
  • kun arvioimme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi;
  • sinun suostumuksellasi osapuolille, joita suostumus koskee, esimerkiksi yhteistyökumppaneillemme jäsenetujen tarjoamista varten; ja
  • Vakuutusyhtiö LähiTapiolalle jäsenyytesi todentamiseksi Eläinlääkäriliiton jäsenyyden perusteella voimassa olevaan vakuutukseen liittyvän vakuutustapahtuman käsittelyn yhteydessä.

5.     HENKILÖTIETOJEN SIIRROT EU:N TAI ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLLE

Voimme siirtää henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle silloin, kun toimeksiantoa hoitava yhteistyökumppanimme on sijoittautunut näiden alueiden ulkopuolelle. Näissä tapauksissa huolehdimme asianmukaisista suojatoimista rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi sovellettavan tietosuojalainsäädännön, kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016), mukaisesti.

6.     EVÄSTEET

Käytämme evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita verkkosivulla www.sell.fi. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu laitteeseesi hyödyllisen tiedon keräämistä ja muistamista varten, verkkosivumme toiminnallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Voimme käyttää evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin kuten koostaaksemme tilastoja verkkosivun käytöstä ymmärtääksemme kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua ja parantaaksemme käyttäjäkokemusta.

Voit estää evästeiden asettamisen, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimeltasi. Koska evästeet mahdollistavat verkkosivumme toiminnan, evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkkosivun käytettävyyteen.

Voit lukea lisää evästeistä täältä www.sell.fi/etusivu/evasteet.

7.     HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Henkilötietoja säilytetään jäsensuhteen ajan. Ennen jäsenyyden alkamista, mutta jäsenhakemuksen jättämisen jälkeen, käsittelemme henkilötietosi jäsenyyspyyntösi toteuttamiseksi jäsenyyden alkamiseen asti (ellet peruuta hakemustasi ennen tätä).

Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös jäsensuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Esimerkiksi, jäsensuhteen päättymisen jälkeen säilytämme tyypillisesti henkilötietoja, jotka ovat tarpeen vaatimuksiin tai kanteisiin vastaamiseksi voimassaolevien vanhentumisaikaa koskevien säännösten mukaisesti. Voimme myös esimerkiksi säilyttää henkilötietoja tarpeellisilta osin noudattaaksemme antamaasi suoramarkkinointikieltoa tai uudelleenliittymismaksun perusteen arvioimiseksi.

Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

8.     SINUN OIKEUTESI

Sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi. Voit milloin tahansa myös pyytää henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Sinulla on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.

Sinulla on sovellettavan lain mukaisesti tietyissä tapauksissa oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot järjestelmästä toiseen eli oikeus saada henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle.

Käsitellessämme henkilötietojasi suostumuksen perusteella sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön meille osoitteeseen toimisto@sell.fi.

Mikäli koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus kääntyä asiassa tietosuojavaltuutetun puoleen. Löydät tietosuojavaltuutetun yhteystiedot tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: www.tietosuoja.fi.

9.     TIETOTURVA

Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Esimerkkinä mainittakoon, että henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi.

Huomaa, että tarkoituksenmukaisetkaan toimienpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.

10.     SELOSTEEN MUUTTAMINEN

Meillä on oikeus muuttaa tätä Selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme www.sell.fi/etusivu/tietosuojaseloste, josta löydät myös viimeisimmän version tästä Selosteesta. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 21.5.2018.

11.     OTA YHTEYTTÄ

Voit kysyä tästä Selosteesta tai tarkempia tietoja henkilötietojesi käsittelystä ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen toimisto@sell.fi